protégé
The school board pack

Notice to families: Protégé (ready to fill in)

A plain-language notice a school or board can send home before students use Protégé. It covers what Ontario's O. Reg. 52/26 (under the Enhancing Digital Security and Trust Act, 2024) asks a notice to include:

  • the information collected
  • the legal authority and the purpose
  • the application and who operates it
  • a contact person
  • people's rights

Who it goes to: families of students under 16, and students aged 16 and 17 themselves. Fill in the parts in [brackets]. A French version follows.

English

[School name] is using Protégé in [class / grade] this year.

What it is. Protégé is a learning app where students teach a cartoon character called Gloam, who is confused about the lesson. Your child explains ideas in their own words, and Gloam asks questions until it understands. Gloam is an AI (a computer program). It is not a person, and it is not a test: nothing in Protégé is a mark.

Who runs it. [The board / the school] runs Protégé on its own computer. It is free, open-source software. The people who make it don't receive any information about your child. The AI runs on that same computer: nothing your child writes is sent to an AI company.

What information is collected.

  • A nickname your child chooses (we ask them not to use their real name).
  • A secret set of pictures to sign in, stored scrambled. [If used: or their school Google account, of which Protégé keeps only a scrambled number, never the name, email or photo.]
  • What your child writes to Gloam, and Gloam's replies.
  • Gloam's estimate of how well each idea was explained. This is not a mark; the teacher can correct it.
  • Your child's accessibility settings, if they choose any (for example, bigger text or read-aloud). Their teacher doesn't see the ones your child picks.
  • Dates and times they used it.

If your child uses voice typing, their voice is turned into words on the school's computer and never saved.

Why. To give your child a learning activity where they explain ideas in their own words, and to show their teacher which ideas they understand and where they need help. Authority: the Education Act and the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA). [Board to confirm.]

Who sees it. Your child and their teacher. [If used: Google only learns that the account signed in.]

How long it's kept. [Board's rule, for example: "until one year after the class last uses it", or "until the end of the school year"], then deleted, including from backups within a week.

Your rights. You can ask to see the information about your child, to correct it, or to have it deleted, and you can ask questions or make a complaint: contact [name, role, email, phone]. You may also contact the Information and Privacy Commissioner of Ontario. If you would rather your child not use Protégé, ask their teacher about another way to do the same learning.

Français

[Nom de l'école] utilise Protégé en [classe / année] cette année.

Qu'est-ce que c'est? Protégé est une application d'apprentissage où les élèves enseignent à un personnage appelé Gloam, qui ne comprend pas la leçon. Votre enfant explique les idées dans ses propres mots, et Gloam pose des questions jusqu'à ce qu'il comprenne. Gloam est une IA (un programme informatique). Ce n'est pas une personne, et ce n'est pas un test : rien dans Protégé n'est une note.

Qui l'exploite? [Le conseil scolaire / l'école] exploite Protégé sur son propre ordinateur. C'est un logiciel libre et gratuit. Les personnes qui le créent ne reçoivent aucun renseignement sur votre enfant. L'IA fonctionne sur ce même ordinateur : rien de ce que votre enfant écrit n'est envoyé à une entreprise d'IA.

Quels renseignements sont recueillis?

  • Un surnom que votre enfant choisit (nous lui demandons de ne pas utiliser son vrai nom).
  • Une série d'images secrètes pour se connecter, conservée sous forme brouillée. [Le cas échéant : ou son compte Google scolaire, dont Protégé ne garde qu'un numéro brouillé, jamais le nom, le courriel ni la photo.]
  • Ce que votre enfant écrit à Gloam, et les réponses de Gloam.
  • L'estimation de Gloam de la façon dont chaque idée a été expliquée. Ce n'est pas une note; l'enseignante ou l'enseignant peut la corriger.
  • Les réglages d'accessibilité de votre enfant, s'il en choisit (par exemple, un texte plus grand ou la lecture à voix haute). L'enseignante ou l'enseignant ne voit pas ceux que votre enfant choisit.
  • Les dates et heures d'utilisation.

Si votre enfant utilise la dictée vocale, sa voix est transformée en mots sur l'ordinateur de l'école et n'est jamais enregistrée.

Pourquoi? Pour offrir à votre enfant une activité où il explique les idées dans ses propres mots, et montrer à son enseignante ou enseignant les idées qu'il comprend et celles où il a besoin d'aide. Autorité : la Loi sur l'éducation et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). [À confirmer par le conseil.]

Qui y a accès? Votre enfant et son enseignante ou enseignant. [Le cas échéant : Google apprend seulement que le compte s'est connecté.]

Combien de temps? [Règle du conseil, par exemple : « jusqu'à un an après la dernière utilisation de la classe » ou « jusqu'à la fin de l'année scolaire »], puis c'est effacé, y compris des copies de sauvegarde en moins d'une semaine.

Vos droits. Vous pouvez demander à voir les renseignements sur votre enfant, à les corriger ou à les faire effacer, et poser des questions ou porter plainte : communiquez avec [nom, rôle, courriel, téléphone]. Vous pouvez aussi communiquer avec le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Si vous préférez que votre enfant n'utilise pas Protégé, demandez à son enseignante ou enseignant une autre façon de faire le même apprentissage.